どうも、ちょっと意識高い経理のなりさん(@narijoshi0125)です。

経理のメイン業務の1つでもある「請求書の支払い」。

まぁメイン業務と言ってもやることはとても簡単で、ただ請求書に記載してある金額を決まった銀行口座に振り込むだけです。

と、これだけの作業だと意識関係なく誰でもできるわけであって。

やっぱり「請求書の支払い」とは言え、ちょっと意識高い経理だからこそチェックしてること、しておきたいことってあるんですよね。

なので今回はちょっと意識高い経理が「請求書の支払い」という業務をする上で、実際にチェックしているポイントを紹介したいと思います。

請求額のチェック

経理として1番やってはいけないことが「数字」や「計算」を間違えることです。

で、請求書の振り込みをする際には、間違った請求額を振り込まないようにチェックしなければなりません。

もし間違った金額を振り込んでしまうと、取引先との信頼関係にも繋がってくる可能性もありますのでね。

なので振り込みをするときは何度も、とまでは言いませんが最低でも2回〜3回は画面の金額と請求書の金額が正しいかチェックしておきましょう。

これはネットバンキングで振り込む場合でも金融機関の窓口で振り込む場合でも同じです。

中身や内訳のチェック

月末になると大量の請求書を処理しなければなりません。

なので正直、請求額以外の中身(どこで何をいくら買ったのか?)をスルーして、何も考えずに振り込むってことも考えられます。

もちろん正しい請求額を振り込めば何も問題はないんですが、ただ支払った側に少し問題が生じる場合があります。

それは請求書の支払というものは「仕入れ(原価)として買った商品の支払」または「費用(経費)として買った商品の支払」と大まかにわけて2種類あるのです。

そこでちょっと意識高い経理がしなければならないのは、その「仕入れ」か「費用」かを判断し正しく帳簿に計上しなければなりません。

しかも請求書によっては「仕入れ」と「費用」が一緒になって請求されることもあります。

そりゃ請求する側からしたら支払う側が何に計上するかまではわからないのでね。

支払日のチェック

ほとんどの企業は月末にまとめて請求書を支払うのが一般的です。よく言う「月末締めの翌月払い」っちゅうやつ。

ただ請求側の都合や会社間の都合上、15日や20日などの5日区切りで払ったりする場合もあります。

この支払日については請求書に記載されていたり、過去の振り込み履歴を調べたりして確認します。

振込先口座情報のチェック

振り込みをするときには振り込み先の口座を振り込み用紙または、ネットバンキング等で入力し振り込みをするわけなんですが。

もちろん振り込み先口座が間違っていないかをチェックするのは鉄則です。

ではちょっと意識高い経理がしなければならないチェックはと言うと。

上記のツイートのように銀行の合併や何らかの事情で行名が変わる場合(ごくまれです)や、請求側の事情で口座が変わる場合です。

で、上記の変更が起きて実際にどう気をつけなければいけないかと言うと。

請求側の口座情報をネットバンキング等に登録してる場合です。

なぜならば口座情報を登録してることによって、変更に気づかずもしくは変更を忘れていて既存の口座に振り込んでしまう可能性があるからです。

口座情報に変更があれば請求側から通知がありますので、ネットバンキング等の変更を忘れないようにしましょう。

振り込み手数料のチェック

金融機関で支払う場合は手数料というものを払わなければなりません。

もちろん手数料自体のチェックはしないといけないんですが。

(手数料は振り込む金額や請求側と支払う側の口座によって変わるので、金融機関のHPで確認しましょう。)

手数料と合わせてチェックしておきたいのが、手数料を自社(支払う側)負担にするのか他社(請求側)負担にするかです。

ほとんどの場合は他社負担で処理しますが、請求側や会社間の事情または振り込む金額で自社負担になる場合があります。

この手数料のチェックも過去の支払履歴を見たり、どうしてもわからない場合は上司と相談したりしてチェックしていきましょう。

おわりに

経理という仕事はいかにミスを少なくするか?が大切です。

なので今回は経理のメイン業務の1つでもある「請求書の支払い」をする上で、チェックしておきたいことを5つ紹介しました。

上記の5つのチェックを抑えればちょっと意識高い経理になれる!

はずです。

では今日はこの辺で。